Préparer l'audit des achats : la checklist pour passer sereinement le commissaire aux comptes en zone OHADA

Ce que le commissaire aux comptes regarde

Sur le cycle achats, le commissaire aux comptes vérifie quatre axes. Un. La séparation des tâches : la personne qui passe une commande n'est pas celle qui valide la réception, ni celle qui paie la facture. Deux. L'exhaustivité : toutes les factures réceptionnées sont comptabilisées sur la bonne période. Trois. La valorisation : les montants sont corrects, la TVA est déductible. Quatre. La traçabilité : chaque écriture comptable remonte à une pièce justificative complète et conforme.

Ces quatre axes structurent les tests menés par le CAC, par sondage sur un échantillon de transactions. La qualité de votre préparation détermine la rapidité de la mission et le risque de réserves dans le rapport.

Le dossier permanent à constituer

Le dossier permanent regroupe les éléments qui ne changent pas chaque année : politique achats écrite et signée, matrice des seuils d'approbation, organigramme avec les délégations, conditions générales d'achat, modèles de bons de commande et de contrats, liste des fournisseurs qualifiés avec leur dossier KYC.

Ce dossier doit être à jour. Un commissaire aux comptes confronté à une politique achats datée de cinq ans devient méfiant sur le reste.

Le dossier annuel à préparer

Le dossier annuel rassemble les pièces de l'exercice : factures fournisseurs avec preuve de comptabilisation, bons de commande et bons de réception, états mensuels de rapprochement, relevés bancaires, balance auxiliaire fournisseurs, justification des soldes en fin d'exercice, échantillon des cycles complets BC → réception → facture → paiement.

L'enjeu n'est pas de tout préparer manuellement, mais d'avoir des extractions facilement disponibles depuis votre logiciel achat. Un outil qui ne sait pas extraire l'historique propre des transactions vous coûte du temps à chaque mission.

Les réserves les plus fréquentes

Réserve numéro un : la séparation des tâches insuffisante (trop souvent une seule personne couvre commande + paiement). Numéro deux : les pièces justificatives manquantes ou non conformes. Numéro trois : les charges non rattachées au bon exercice. Numéro quatre : les engagements hors bilan non documentés.

Sur la première réserve, la solution est organisationnelle et outillée par les workflows du logiciel achat. Sur les trois autres, la solution est procédurale et là encore portée par l'outil.

Ce qu'un bon logiciel achat apporte

Un. Une trace immuable de chaque action, horodatée et signée par l'utilisateur. Deux. Une séparation des tâches enforcée par le workflow, impossible à contourner. Trois. Une archive des pièces justificatives liée à chaque écriture. Quatre. Des extractions audit-ready en un clic, formatées pour le travail du commissaire.

Procura porte ces quatre éléments par défaut. La mission du commissaire dure moins longtemps, le risque de réserve est mécaniquement réduit, et la direction financière passe moins de temps à reconstituer l'histoire après coup.